Lựa chọn bàn nhân viên tưởng đơn giản nhưng nếu không tính toán kỹ, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng văn phòng chật chội, bàn nhanh xuống cấp hoặc nhân viên làm việc không thoải mái. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nên tránh khi mua bàn làm việc cho văn phòng.
1. Chỉ quan tâm đến giá rẻ
Nhiều doanh nghiệp ưu tiên mẫu bàn có giá thấp nhất để tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, bàn quá rẻ có thể sử dụng vật liệu mỏng, kết cấu kém chắc chắn hoặc nhanh xuống cấp.
Thay vì chỉ nhìn vào giá, nên cân nhắc thêm chất liệu, độ ổn định, kích thước và thời gian sử dụng dự kiến.
2. Không đo diện tích văn phòng trước khi mua
Một chiếc bàn đẹp chưa chắc phù hợp với không gian thực tế.
Nếu chọn bàn quá lớn, văn phòng có thể trở nên chật chội, lối đi bị thu hẹp. Ngược lại, bàn quá nhỏ khiến nhân viên thiếu không gian đặt máy tính và tài liệu.
Doanh nghiệp nên xác định trước:
- Diện tích phòng.
- Số lượng nhân viên.
- Kích thước từng bàn.
- Khoảng cách giữa các vị trí.
- Lối đi và khu vực tủ tài liệu.
3. Chọn cùng một loại bàn cho tất cả nhân viên
Không phải vị trí công việc nào cũng có nhu cầu giống nhau.
Nhân viên telesales có thể chỉ cần bàn nhỏ để đặt laptop, trong khi kế toán, kỹ thuật hoặc thiết kế có thể cần bàn rộng hơn để đặt nhiều màn hình và tài liệu.
Lựa chọn bàn theo từng nhóm công việc sẽ giúp tối ưu diện tích và chi phí.
4. Bỏ qua chiều cao và sự thoải mái khi làm việc
Nhân viên thường ngồi làm việc từ nhiều giờ mỗi ngày. Nếu bàn quá cao hoặc quá thấp so với ghế, tư thế ngồi sẽ không thoải mái.
Vì vậy, bàn và ghế cần được lựa chọn đồng bộ để tạo tư thế làm việc thuận tiện hơn.
5. Không tính đến nhu cầu lưu trữ
Nhiều doanh nghiệp mua bàn trước rồi mới phát hiện nhân viên không có chỗ để hồ sơ, tài liệu hay vật dụng cá nhân.
Nếu công việc cần lưu trữ nhiều giấy tờ, nên cân nhắc:
- Bàn có hộc liền.
- Hộc di động.
- Tủ tài liệu cá nhân.
- Tủ chung cho từng bộ phận.
6. Không quan tâm đến dây điện và thiết bị
Máy tính, màn hình, điện thoại, máy in và bộ sạc đều cần dây điện.
Nếu bàn không có phương án đi dây hợp lý, khu vực làm việc rất dễ trở nên lộn xộn.
Khi lựa chọn bàn nhân viên, nên chú ý đến lỗ luồn dây, máng điện hoặc khả năng bố trí ổ cắm dưới bàn.
7. Chọn màu sắc không đồng bộ với văn phòng
Mỗi bộ phận sử dụng một kiểu bàn và màu sắc khác nhau có thể khiến tổng thể văn phòng thiếu chuyên nghiệp.
Tốt nhất nên xác định trước một phong cách chung dựa trên:
- Màu thương hiệu.
- Màu tường.
- Ghế văn phòng.
- Tủ tài liệu.
- Sàn và hệ thống ánh sáng.
8. Không tính đến việc mở rộng nhân sự
Một sai lầm khác là chỉ bố trí vừa đủ số nhân viên hiện tại.
Khi công ty tuyển thêm người, doanh nghiệp có thể phải thay đổi toàn bộ cách bố trí hoặc mua thêm những mẫu bàn không còn đồng bộ.
Nếu diện tích cho phép, nên dự phòng một phần không gian cho kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Kinh nghiệm chọn bàn nhân viên phù hợp
Trước khi đặt mua, doanh nghiệp nên thực hiện theo thứ tự:
Đo diện tích → xác định số nhân viên → phân nhóm công việc → chọn kích thước bàn → lựa chọn kiểu dáng và màu sắc → tính toán vị trí ổ điện, tủ và lối đi.
Cách làm này giúp hạn chế việc phải thay đổi hoặc mua lại nội thất sau khi văn phòng đã đi vào sử dụng.
Kết luận
Sai lầm lớn nhất khi chọn bàn nhân viên văn phòng là chỉ tập trung vào mẫu mã và giá bán mà bỏ qua nhu cầu sử dụng thực tế.
Một chiếc bàn phù hợp cần đáp ứng đồng thời các yếu tố về kích thước, công năng, độ bền, sự thoải mái và khả năng đồng bộ với không gian.
Lựa chọn đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp và thuận tiện hơn cho nhân viên.
